No-shows et créneaux vides — l'agenda qui les comble
Agenda en temps réel, réceptionniste IA qui réserve sur WhatsApp et des rappels qui réactivent les clients qui ne revenaient pas. Tout-en-un, spécialisé pour votre centre.
Ces situations vous parlent ?
Si vous gérez un centre, vous vivez probablement au moins une de ces situations au quotidien.
Des rendez-vous se chevauchent et personne ne s'en rend compte avant l'arrivée du client
Votre équipe réserve le même créneau deux fois. Le client arrive et découvre qu'il n'y a pas de place. Une expérience que vous ne pouvez pas vous permettre.
Combien de WhatsApp reçus en dehors des horaires finissent par réserver au centre d'à côté ?
Un message arrive à 21h00 pour un rendez-vous et personne ne répond avant le lendemain matin. À ce moment-là, ce client a déjà réservé ailleurs. Chaque soir et chaque week-end sans réponse, c'est du chiffre d'affaires qui n'arrive jamais dans votre agenda.
Vous ne savez pas ce qui se passe dans votre centre si vous n'y êtes pas physiquement
Vous ne pouvez pas voir le planning réel depuis chez vous, depuis un autre centre ou sur votre téléphone. Vous ne découvrez les problèmes qu'en arrivant.
Votre équipe a sa propre version du planning et elles ne correspondent pas
Notes papier, applications personnelles, mémoire. Chaque professionnel a une version différente de la réalité. Les erreurs sont inévitables.
Un mardi ordinaire dans un centre type
Problème : il est 19h30, la réception a fermé et un message WhatsApp arrive : « Vous avez un créneau demain pour le laser ? ». Personne ne répond avant 10h00 le lendemain.
Coût réel : cette cliente a déjà réservé au centre d'à côté à 19h42. Multipliez un message sans réponse par chaque soir et chaque week-end du mois : ce sont des rendez-vous qui ne sont jamais arrivés dans votre agenda.
Avec Qleven : la réceptionniste IA répond sur-le-champ, consulte votre planning réel, voit que demain une cabine et un professionnel sont libres à 11h00 et à 17h00, propose les deux options et crée le rendez-vous. Le matin, votre équipe le retrouve confirmé, sans avoir touché au téléphone.
Ce que vous ne contrôlez pas vous coûte des clients
Contrairement à un agenda papier, un tableur ou un calendrier qui ne signale jamais un changement, un planning collaboratif en temps réel arrête l'erreur avant qu'elle n'atteigne le client.
la plus coûteuse dans les centres sans planning synchronisé : détectée et bloquée sur-le-champ
que votre équipe perd à gérer à la main changements, annulations et reprogrammations
qui font perdre du chiffre d'affaires et que les rappels automatiques par WhatsApp aident à réduire
Et le pire : chaque conflit de planning détruit la confiance d'un client qui ne reviendra peut-être jamais. Chaque créneau perdu, c'est du chiffre d'affaires que vous ne récupérez pas.
Votre centre, synchronisé. En temps réel.
Un planning collaboratif où tout le monde voit la même chose, au même moment. Chaque changement se reflète instantanément sur tous les appareils du centre.
Planning collaboratif en temps réel
Chaque déplacement ou modification de rendez-vous se synchronise à l'instant sur tous les postes et appareils. Votre équipe ne travaille plus sur des versions différentes.
Vue par cabine et filtre par professionnel
Visualisez la journée ou la semaine par cabine, et filtrez par professionnel pour ne voir que son agenda. Repérez créneaux libres et chevauchements d'un coup d'œil.
Drag & drop intuitif
Déplacez un rendez-vous ou ajustez sa durée d'un simple glissement, avec mise à jour immédiate de l'agenda sur tous les appareils.
Réceptionniste IA qui réserve sur WhatsApp
Bien plus que des rappels : l'IA répond sur WhatsApp, trouve de vrais créneaux dans votre planning selon le soin, le professionnel et la cabine, propose 2-3 options et crée le rendez-vous. Elle relance aussi la veille et peu avant s'il reste à confirmer. Moins d'appels, moins de créneaux vides.
Détection automatique des conflits
Double réservation d'un professionnel, cabine occupée, équipement déjà pris ou absence du praticien : Qleven le détecte, avec des règles configurables de blocage ou d'avertissement.
Accès depuis n'importe quel appareil
Mobile, tablette, ordinateur. Votre planning toujours accessible, toujours à jour, toujours synchronisé.
Comparez Qleven à votre logiciel actuel et découvrez les offres : voir le comparatif, consulter les tarifs et solutions pour votre secteur.
Prêt à voir tout votre agenda en temps réel ?
Nous vous présentons Qleven avec vos services et votre équipe lors d'une démo de 15 minutes.
toute l'équipe voit les mêmes créneaux sans recharger
la réceptionniste IA répond et réserve en dehors des horaires
rappels automatiques et validation des chevauchements
Références indicatives selon les données du secteur ; ce ne sont pas les données d'un client précis et vos chiffres dépendront de votre centre.
Calez chaque rendez-vous à la minute exacte au lieu de grilles fixes de 15 min
Un planning qui s'adapte à la durée réelle de chaque soin, propose le meilleur professionnel pour chaque créneau et conserve une seule source de vérité en temps réel.
Granularité configurable jusqu'à 1 minute
Un planning avec granularité de rendez-vous configurable par centre et par modèle horaire, jusqu'à la minute. Dans le planning interne du professionnel, vous créez et déplacez les rendez-vous par pas de 1 minute (5 par défaut), tandis que la durée de créneau visible se choisit entre 5 et 60 minutes. Vous calez chaque rendez-vous sur sa durée réelle au lieu d'arrondir à une grille fixe de 15 ou 30 minutes. Dans la réservation en ligne du client, le pas minimum est de 5 minutes.
Optimisation des créneaux + réservation multi-ressource
Le planning évalue la disponibilité des créneaux candidats et propose le professionnel optimal pour un créneau donné, en classant par adéquation et charge. La réservation multi-ressource coordonne professionnel, cabine et durée par soin avec une marge (buffer) configurable, de sorte que les réservations à la chaîne conservent leur temps de nettoyage et que le planning est exploité sans chevauchements indésirables.
Temps réel bidirectionnel, une seule source de vérité
Chaque création, déplacement ou annulation se synchronise à l'instant sur tous les postes et appareils via WebSocket, avec des salles par tenant. La détection de chevauchement à l'enregistrement bloque les doubles réservations avant leur confirmation : toute l'équipe travaille sur les mêmes données.
Note : la granularité de 1 minute s'applique au planning interne du professionnel ; la réservation en ligne du client utilise un pas minimum de 5 minutes. Qleven est la source de vérité de votre planning, sans synchronisation bidirectionnelle avec un Google Calendar externe.
Questions fréquentes
Tout ce que vous devez savoir sur le planning collaboratif.
Comment voir le planning de mon équipe ?
Le planning s'organise par cabine, en vue jour ou semaine, et vous pouvez filtrer par professionnel pour ne voir que son activité. Vous repérez ainsi créneaux libres et chevauchements d'un coup d'œil, avec toutes les données synchronisées à l'instant.
Que se passe-t-il si deux personnes essaient de réserver le même créneau ?
Le système détecte les conflits en temps réel : double réservation d'un professionnel, cabine déjà occupée ou équipement en cours d'utilisation. Selon votre configuration, il bloque la réservation ou affiche un avertissement, et la synchronisation instantanée maintient toute l'équipe sur des données à jour.
Puis-je y accéder depuis mon téléphone ?
Oui, le planning fonctionne parfaitement sur mobile, tablette et ordinateur. Vous pouvez gérer les rendez-vous, voir le planning de votre équipe et recevoir des notifications depuis n'importe quel appareil, toujours sur la dernière version.
Des rappels automatiques sont-ils envoyés aux clients ?
Oui, Qleven envoie des rappels automatiques par WhatsApp : la veille et peu avant le rendez-vous, et uniquement s'il reste à confirmer. Cela réduit les no-shows et libère votre équipe de devoir appeler un par un.
Peut-on l'intégrer avec le contrôle des appareils ?
Oui, le planning se connecte au module d'intégration IoT de Qleven. Lorsqu'un rendez-vous commence, le système peut activer automatiquement l'équipement assigné et valider le soin selon le temps réel d'utilisation.
Combien de temps faut-il pour configurer le planning ?
La configuration initiale est rapide : il vous suffit de définir vos professionnels, cabines, services et horaires. Le système s'occupe de calculer la disponibilité.
Dois-je changer mon numéro WhatsApp ?
Non. Qleven fonctionne sur WhatsApp Business ; vous gardez votre numéro et votre équipe peut toujours répondre à la main quand elle le souhaite. La réceptionniste IA répond et propose de vrais créneaux en parallèle, sans remplacer votre ligne habituelle.
Migrez-vous mes données depuis mon logiciel actuel ?
Oui. Nous vous accompagnons pour importer clients, historique et rendez-vous depuis votre système actuel lors de la mise en route, afin que vous démarriez avec votre planning déjà chargé plutôt que de zéro.
Y a-t-il un engagement ou un coût initial ?
Aucun engagement ni investissement initial. Vous démarrez sans engagement et décidez avec votre planning réel en fonctionnement ; si cela ne convient pas à votre centre, vous arrêtez quand vous voulez.
Puis-je créer des rendez-vous à la minute près ?
Oui. La granularité de création est configurable par centre et par modèle horaire et descend à la minute (pas de 1 min, 5 par défaut), y compris en glisser-déposer ; la durée de créneau visible se choisit entre 5 et 60 min. Note : la réservation en ligne du client utilise un pas minimum de 5 minutes.
Si la réception déplace un rendez-vous, le reste de l'équipe le voit-il à l'instant ?
Oui. Chaque création, déplacement ou annulation se propage en temps réel à tous les utilisateurs et appareils via WebSocket, avec des salles par tenant ; la détection de chevauchement à l'enregistrement évite les doubles réservations. Une seule source de vérité.
Le planning respecte-t-il les congés et les horaires à temps partiel ?
Oui. La disponibilité se résout par priorité : horaire hebdomadaire propre à chaque professionnel et centre (temps partiel inclus), horaires du centre, exceptions par date (professionnel/centre/système) et congés/absences approuvés, avec jours fériés annuels récurrents.
Puis-je coordonner professionnel, cabine et durée de chaque soin dans une réservation ?
Oui. La réservation valide plusieurs ressources à la fois : la durée propre de chaque soin définit la longueur, un résolveur de cabine décide si une salle est requise, une politique de chevauchement de cabine est appliquée (autoriser/avertir/bloquer) et un buffer configurable avant et après chaque rendez-vous.
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C'est aussi simple
Trois étapes. Sans complications. Sans changer votre façon de travailler.
Configurez
Définissez vos professionnels, cabines, services et horaires. Le système calcule automatiquement la disponibilité.
Gérez
Créez, déplacez et modifiez les rendez-vous par drag & drop. Tout se synchronise en temps réel.
Contrôlez
Visualisez la journée ou la semaine par cabine. Détectez les conflits avant qu'ils n'atteignent le client.