Vous encaissez à la fin en espérant qu'ils paient ? Encaissez d'avance.
Forfaits et bons prépayés : vous encaissez d'avance et fidélisez ; chaque séance se déduit seule à la validation du rendez-vous. Vous savez qui paie, avec un score de crédit et un contrôle de la dette, et la caisse se boucle toute seule à la clôture.
Ces situations vous parlent ?
Si vous gérez un centre, vous vivez probablement au moins une de ces situations au quotidien.
À la clôture, le facturé ne tombe jamais juste avec l'encaissé
Le rapprochement de caisse en fin de journée prend trop de temps et ne tombe jamais juste du premier coup. Chaque euro d'écart, c'est du temps perdu à chercher une erreur que personne ne sait expliquer.
Les forfaits sont mal décomptés, oubliés ou offerts par erreur
Votre équipe ne sait pas combien de séances restent, les clients contestent et des séances déjà consommées sont offertes à nouveau. Chaque forfait mal suivi, c'est de l'argent encaissé d'avance qui fuit séance après séance.
Vous ne savez pas quel service est rentable et lequel vous coûte de l'argent
Revenus par service, par famille et par professionnel... vous n'avez pas de visibilité réelle. Vous augmentez les prix à l'aveugle ou gardez des soins qui perdent de l'argent sans le savoir.
Vous différez des paiements, personne ne les suit et ils deviennent des impayés
Les paiements différés se perdent dans le quotidien. Sans suivi ni contrôle du risque, la dette grossit et vous finissez par l'assumer en perte.
Ce que vous ne contrôlez pas vous coûte de l'argent
Voici ce que nous observons au quotidien dans les centres qui gèrent encore la caisse et les forfaits à la main.
de petites erreurs de caisse et de remises non détectées avant la clôture du mois
perdues à rapprocher la caisse à la main et à vérifier les paiements en attente un par un
de forfaits déjà encaissés, servies deux fois parce que personne ne suit le solde
Chaque euro d'écart sort de votre poche. Et sans données financières claires, chaque décision sur les tarifs, les services et l'équipe repose sur l'intuition, pas sur des faits.
Un cas que vous reconnaîtrez sans doute
Un centre esthétique avec 4 cabines vend des forfaits de 10 séances sur papier. L'accueil note les décomptes à la main dans un cahier et la caisse est rapprochée de mémoire à la clôture.
Résultat : chaque mois, des séances servies deux fois, des écarts de caisse que personne ne sait expliquer et des forfaits expirés encore acceptés. De l'argent déjà encaissé qui fuit, séance après séance, sans que personne le voie avant la clôture du mois.
Avec Qleven, chaque séance se décompte seule à la validation du rendez-vous, l'accueil voit le solde à l'écran, et à la clôture le système signale l'écart exact par moyen de paiement. Le cahier disparaît et l'argent cesse de fuir.
Du ticket de caisse à l'écriture comptable. Automatique.
Contrairement à une simple caisse de réservation, Qleven est une vraie suite financière : forfaits sans erreur, clôture de caisse, TVA et comptabilité en partie double. Le tout intégré à votre agenda.
Facturation automatique
Factures, proformas et avoirs générés à partir de chaque rendez-vous validé. TVA calculée ligne par ligne. Sans saisie manuelle. Sans oublis.
Forfaits, packs et cartes cadeaux
Vous encaissez le forfait d'avance et chaque séance se décompte seule à la validation du rendez-vous. Votre accueil voit le solde restant à l'écran à tout moment. Plus de séance offerte deux fois.
Clôture de caisse avec vrai rapprochement
Ouverture, fermeture et comptage par moyen de paiement (espèces, carte, virement, chèque). Qleven calcule l'écart de caisse exact en quelques secondes.
Paiements différés et échelonnés
Paiements divisés, plans d'échelonnement et gestion des acomptes. Flexible pour le client, enregistré et maîtrisé pour vous.
Rentabilité par service
Revenus par service, par famille et par professionnel. Sachez exactement ce qui rapporte et ce qui vous coûte de l'argent.
Contrôle de la dette et score de crédit
Registre des dettes, politiques par clinique et un score de crédit par client (vert / jaune / rouge) avec historique auditable. Le risque, sous contrôle.
Deux atouts qui protègent votre caisse
Score de crédit par client
Avant d'accorder un report de paiement, Qleven affiche un score vert / jaune / rouge par client, avec registre des dettes et historique auditable. Vous savez à qui faire crédit et à qui non, avant d'encaisser.
Cartes cadeaux et avoir client
Émettez et utilisez cartes cadeaux et avoirs avec une traçabilité complète. Un levier de revenus d'avance que la plupart des caisses de réservation n'offrent même pas.
Laissez la caisse tomber juste toute seule dans votre centre
En 15 minutes, nous vous montrons comment Qleven facture, décompte les forfaits et clôture la caisse sans travail manuel.
Ce qui change, en chiffres
Chiffres indicatifs pour un centre type qui passe du papier à Qleven. Ce ne sont pas les données d'un client précis.
Questions fréquentes
Tout ce que vous devez savoir sur la facturation, les forfaits et la comptabilité.
Puis-je configurer la TVA de mon pays ?
Oui. Vous définissez vos taux de TVA en prix TTC ou HT, et la TVA est figée sur chaque ligne de document. La numérotation se gère par séries, par société juridique et par exercice fiscal.
Comment fonctionne le contrôle des forfaits et packs ?
Le client paie le forfait d'avance et, à chaque validation d'un rendez-vous lié, le système décompte automatiquement la séance. Votre accueil voit à l'écran le nombre de séances restantes, avec validité et date d'expiration, pour informer le client immédiatement.
Quels modes de paiement sont supportés ?
Espèces, carte, virement, chèque, paiements différés et combinaisons mixtes. Vous enregistrez chaque paiement et l'affectez à la session de caisse correspondante.
La comptabilité est-elle incluse ?
Oui. Qleven tient une comptabilité en partie double : plan comptable paramétrable, mappage automatique des comptes et génération automatique des écritures (journal) à partir des tickets, factures, paiements et clôtures de caisse, avec des états comme le journal, le grand livre, la balance et le compte de résultat.
S'intègre-t-il avec le planning ?
Oui, la facturation est entièrement intégrée au planning de Qleven. Lors de la validation d'un rendez-vous, le ticket et la facture sont générés avec le service, le professionnel et le prix corrects, et le forfait se décompte tout seul.
Comment maîtriser les impayés ?
Avec un registre des dettes, des politiques de paiement différé par clinique (stricte, équilibrée, flexible) et un score de crédit par client avec bandes vert, jaune et rouge et historique auditable. Vous savez à qui accorder un report et à qui non, avant d'encaisser.
Explorez plus de fonctionnalités
La facturation s'intègre à tout l'écosystème Qleven.
Votre caisse, toujours équilibrée.
Rejoignez les centres qui encaissent d'avance avec leurs forfaits, maîtrisent leur dette et clôturent la journée avec une caisse juste. Sans investissement initial. Sans engagement. Sans risque.
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C'est aussi simple
Trois étapes. Sans complications. Sans changer votre façon de travailler.
Encaissez
Chaque rendez-vous validé génère son ticket et sa facture. TVA, remises et forfaits appliqués sans intervention.
Contrôlez
Tableau de bord financier en temps réel. Paiements en attente, solde des forfaits et rapprochement de caisse instantané.
Optimisez
Écritures comptables automatiques et rapports de rentabilité. Des données réelles pour décider en confiance.